Registrazione visitatori digitale
Il registro ospiti in reception, senza reception
My Self Desk e' il totem digitale che raccoglie ingressi, uscite e consensi dei tuoi visitatori — pronto per un'ispezione del Garante Privacy in ogni momento, configurabile per qualsiasi azienda.
In breve: My Self Desk e' un totem touch per la registrazione di ingressi/uscite dei visitatori, con QR per lo smartphone, consensi GDPR provati con IP, user agent e hash SHA-256 dell'informativa mostrata, e un ambiente isolato per ogni azienda cliente sul proprio sottodominio dedicato.
Funzionalita'
Tutto quello che serve a una reception digitale
Totem a tre pulsanti
Ingresso, Usa lo smartphone (QR), Uscita: nessun login richiesto all'ospite, torna da solo alla home dopo 60 secondi di inattivita'.
QR per lo smartphone
Generato lato server, diverso per ogni combinazione sito e lingua: l'ospite si registra dal proprio telefono invece di toccare lo schermo condiviso.
Check-out in un passaggio
Solo il numero di telefono, chiave univoca: nessuna ricerca o elenco intermedio, la visita pendente si chiude subito.
Consensi a prova di ispezione
Ogni consenso registra IP, user agent e un hash SHA-256 del testo esatto dell'informativa mostrata in quel momento, calcolato sempre lato server.
Multi-azienda, multi-sito
Ogni cliente ha un proprio ambiente isolato sul proprio sottodominio; ogni azienda puo' avere piu' sedi, ciascuna con il proprio terminale configurato una tantum.
Multi-lingua
Italiano, inglese, francese, tedesco e spagnolo, con QR e informative generati per ogni combinazione sito e lingua.
Dashboard staff
Gestione dipendenti, storico visite, log di audit delle azioni amministrative e delle chiusure automatiche.
Autenticazione a due fattori
MFA configurabile dall'amministratore per gli accessi allo staff, oltre alla password robusta obbligatoria.
Aging dati automatico
Periodo di conservazione configurabile: i dati dei visitatori vengono eliminati automaticamente allo scadere del termine impostato.
Come funziona
Dall'ingresso all'uscita, in pochi tocchi
L'ospite tocca Ingresso
Inserisce telefono, motivo della visita, la persona da visitare e i propri dati, poi presta i consensi richiesti — o inquadra il QR per farlo dal proprio smartphone.
Il sistema prova il consenso
IP, user agent e hash dell'informativa mostrata vengono registrati lato server: una prova difendibile, non solo un flag "accettato".
L'ospite tocca Uscita
Basta il numero di telefono: la visita pendente si chiude subito, con conferma a video per 5 secondi prima del ritorno alla home.
Sicurezza
Pensato per resistere a un'ispezione
Server in Italia
Infrastruttura su Aruba S.p.A., con backup e controlli di sicurezza periodici.
Isolamento per cliente
Un database dedicato per ogni azienda: nessuna query o fuga di dati possibile tra clienti diversi.
Cifratura dei dati sensibili
I campi personali dei visitatori sono cifrati; le password sono sempre hashate, mai in chiaro.
Domande frequenti
Quello che ci chiedono di piu'
Che cos'e' My Self Desk?
Un totem digitale per la registrazione di ingressi e uscite dei visitatori: sostituisce il registro cartaceo in reception con un'interfaccia touch a tre pulsanti (Ingresso, Usa lo smartphone, Uscita), raccoglie i dati minimi necessari e i consensi richiesti dal GDPR, e li conserva con prove difendibili in caso di ispezione.
E' adatto a piu' aziende o solo a una?
E' multi-tenant: ogni azienda cliente ha un proprio ambiente e un proprio database isolato, raggiungibile dal proprio sottodominio dedicato, e puo' configurare in autonomia numero di siti, lingue, informative e branding.
Come funziona il check-in di un visitatore?
L'ospite tocca "Ingresso" sul totem (o inquadra il QR dedicato con il proprio smartphone), inserisce numero di telefono, motivo della visita, la persona da visitare e i propri dati, quindi presta i consensi richiesti. Il check-out avviene in un solo passaggio, inserendo di nuovo il numero di telefono.
Come vengono provati i consensi in caso di ispezione del Garante Privacy?
Ogni consenso registra l'indirizzo IP e lo user agent del terminale, insieme a un hash SHA-256 del testo o dell'URL esatto dell'informativa mostrata in quel momento, calcolato sempre lato server: la prova resta attendibile anche se in futuro cambia il testo o l'URL dell'informativa.
Dove sono conservati i dati dei visitatori?
Su server in Italia (Aruba S.p.A.), con un database dedicato per ciascuna azienda cliente, cifratura dei campi piu' sensibili e un periodo di conservazione (aging) configurabile dall'amministratore, dopo il quale i dati vengono eliminati automaticamente.
Quanto tempo serve per attivare un nuovo cliente?
Pochi minuti: viene creato un ambiente e un database dedicati, un sottodominio proprio (es. aziendax.myselfdesk.com) e il primo utente amministratore, senza modifiche a DNS o infrastruttura condivisa con gli altri clienti.